Dois cadastros podem dividir o histórico de uma mesma empresa: um recebeu pedidos recentes, enquanto o outro guarda locais e ordens anteriores. A mesclagem reúne vínculos em um cliente mantido e preserva o cadastro de origem como histórico. Este guia explica como preparar a decisão no ProFieldX. As capturas mostram apenas registros fictícios; o exemplo não representa uma migração ou operação real de cliente.
Confirme se os dois registros são da mesma entidade
Compare nome, contato, dados da pessoa ou empresa e contexto dos atendimentos. Um telefone compartilhado, uma abreviação ou um nome parecido não bastam para concluir que há duplicação. Filiais, unidades e empresas com atendimento centralizado exigem conferir como o relacionamento foi cadastrado e quem é o cliente de cada serviço.
O material educativo da Salesforce indicado nas referências distingue duplicatas acidentais de separações intencionais. Use essa pergunta na revisão: os dois registros representam o mesmo cliente? Se a resposta ainda depender de confirmação, mantenha-os separados enquanto busca contexto. Mesclar clientes é uma decisão diferente de vincular um pedido ou organizar locais.
Escolha o cadastro duplicado e o cliente que ficará ativo
Abra Operação → Conciliação e localize Mesclar cadastros duplicados. Em Cadastro duplicado, pesquise e selecione a origem que será incorporada. Em Manter este cliente, escolha o destino que continuará ativo. Você precisa de acesso autorizado e de dois clientes distintos da mesma organização. Confira os nomes nas duas posições antes de prosseguir.
No exemplo fictício, Horizonte Predial · Duplicado fictício foi criado em uma importação e recebeu uma ordem e uma solicitação. Edifício Horizonte · Demonstração é o cadastro que a equipe decidiu manter. Essa escolha deve considerar a identidade correta e os dados existentes. O registro mais recente não é automaticamente o melhor destino.
Leia a prévia antes de autorizar a transferência
Escolha Conferir mesclagem. A prévia identifica a origem e o destino e apresenta as quantidades de relações afetadas, como solicitações, ordens e locais, além de contratos, custódias e configurações quando existentes. Revise esses números junto com o contexto dos dois clientes. Uma prévia sem bloqueios permite seguir à confirmação, mas ainda depende da sua decisão.
Se houver divergências no perfil legal, em configurações de SLA ou em campos personalizados, a mesclagem pode ser bloqueada. Revise os dados indicados e consulte uma nova prévia depois de resolver a diferença. Não apague informação válida apenas para remover o bloqueio. Se trocar origem ou destino, confira novamente o resultado antes de confirmar.
Entenda o que será preservado
O cliente de destino continua ativo. Locais e relações operacionais compatíveis passam a ele, e o cadastro de origem permanece arquivado para consulta histórica. Os locais preservam sua identidade, o que permite manter a ligação com os atendimentos existentes. Revise o histórico e os locais no cliente mantido depois da operação.
Dados já preenchidos no destino são preservados conforme as regras da mesclagem; informações complementares podem preencher lacunas. A prévia também informa o tratamento de imagem quando aplicável. Isso não substitui uma revisão de qualidade do cadastro. Trate a confirmação como uma alteração definitiva de organização dos registros e confira a identidade com atenção antes de enviar.
Confirme e confira o cliente mantido
Com a prévia revisada e sem bloqueios, marque a confirmação apresentada e escolha a ação de mesclar. Aguarde o resultado. Abra o cliente mantido e confira os locais, solicitações e ordens esperados. O cadastro incorporado deixa de receber novas associações; use o cliente ativo nos próximos atendimentos.
Se outra pessoa alterar os dados durante sua revisão ou surgir uma divergência na confirmação, confira o estado atual e gere uma nova prévia. Uma falha de comunicação pede verificar o resultado antes de reenviar. Não interprete uma tela antiga como confirmação de que os cadastros ainda estão separados.
Reduza a repetição do problema na entrada
Depois de resolver a duplicata, reveja o caminho que a produziu. Na próxima importação, confira os vínculos e identificações usados na origem. No atendimento diário, pesquise o cliente antes de criar outro cadastro. Pedidos recebidos por formulário devem passar pela identificação quando a Conciliação apresentar essa necessidade.
Defina quem revisa os casos ambíguos e registre o contexto necessário para os colegas. Um padrão de nome pode ajudar a pesquisa, mas cada cadastro precisa continuar representando a entidade correta. Para seguir o atendimento após a limpeza, volte ao quadro da operação e confira a próxima decisão de cada solicitação ou ordem.
Fontes consultadas
- Identify and Manage Duplicate and Disconnected RecordsSalesforce Trailhead — material educativo sobre duplicatas e falsos positivos
- Como conciliar solicitações com clientes no ProFieldXProFieldX Editorial — identificação antes da triagem
As fontes ajudam a contextualizar este guia. Requisitos aplicáveis dependem da atividade, do local e das normas vigentes; consulte os órgãos e profissionais responsáveis.